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Le thème de l’archivage électronique devient de plus en plus un sujet d’actualité pour bon nombre d’organisations tant publiques que privées.
Ceci s’explique certes par une augmentation extrêmement forte du volume de données électroniques gérées au quotidien mais aussi par une évolution des technologies et surtout des
process d’entreprise, voire des obligations nées à la suite de différents événements.
Les plus récentes évolutions en la matière sont sans doute celles relatives aux réglementations financières qui imposent désormais la conservation d’informations jusque là négligées.
La problématique de l’archivage électronique ne se limite pas à une simple dématérialisation des techniques d’archivage traditionnelles. Outre l’influence des nouvelles obligations, ce nouveau type d’archivage doit être considéré très en amont dans la chaîne de valeur de l’information, d’où la volonté de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie de la donnée. En effet, la loi française est très claire sur le sujet, pour que des données électroniques puissent avoir une quelconque valeur juridique, il faut entre autre apporter la preuve de leur intégrité tout au long
de leur parcours, de la création à l’archivage.
Compte tenu de l’évolution rapide des nouvelles technologies, il est souvent difficile d’opérer un choix qui engage l’entreprise sur plusieurs années.
Dès lors, pourquoi ne pas profiter de ces évolutions pour donner une nouvelle valeur à la donnée archivée, entre autres en matière d’accessibilité ? En effet, dès que l’information existe sous forme électronique et que son intégrité est garantie, les seules modifications qu’elle puisse subir sont celles relatives à un changement de support, voire un système d’accès plus sophistiqué en matière d’indexation. Dès lors l’information, même archivée, peut rester accessible extrêmement facilement et renforcer d’autant le système d’information de l’entreprise et par là même sa compétitivité, en permettant de disposer de la bonne information au bon moment.
En matière d’archivage, les exigences sont les suivantes :
- assurer la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité des données;
- répondre aux exigences légales de conservation et de communication;
- relever le défi de l’obsolescence technologique récurrente;
- faciliter l’accès à l’information.
Au-delà de la simple technique il est indispensable de considérer d’autres aspects complémentaires de types juridiques, organisationnel voire de normalisation.
Sans être compliqué cet environnement devient vite complexe.
Au regard de l’évolution des usages, des contraintes associées et des techniques,
il existe aujourd’hui une urgente nécessité d’informer l’ensemble des parties prenantes intéressées aux questions de gestion et de conservation de l’information électronique.
