Suites collaboratives : Valeur d’usage et alternatives

19 février 2021 | ACTUALITÉS, Publications du Cigref

Suites collaboratives – Le Cigref publie le rapport « Suites collaboratives : Valeur d’usage et alternatives”, issu des réflexions de son groupe de travail piloté par Stéphane Rousseau, Directeur des Systèmes d’Information d’EIFFAGE et Vice-Président du Cigref.

Le collaboratif, clé de voûte de l’entreprise numérique

La messagerie électronique qui était l’alpha et l’oméga de la communication en entreprise depuis plus de trente ans a vu ces dernières années son usage se scléroser et son image se ternir. D’une aide efficace elle est devenue une source de frustration par la nécessité d’y consacrer un temps croissant et un effort permanent pour en gérer les flux grossissants et la pertinence décroissante : le nombre de mails continue d’augmenter tandis que leur valeur décroît. Ce constat a permis l’avènement de nouveaux outils de collaboration et d’échange, proposant une expérience d’utilisation alternative, tirant parti d’autres vecteurs de communication dérivés de la sphère privée : dialogue en temps réel, voix, image, vidéo, co-édition, partage de tâches, mobilité, etc…

On observe une forte mutation du travail en entreprise, engagée bien avant la crise sanitaire, dans l’éclatement physique des équipes sur des sites, pays ou fuseaux horaires différents et la déstructuration des organisations. La performance trouve maintenant sa source dans l’intelligence collective, l’expertise partagée, la transversalité, l’ubiquité de l’activité professionnelle et la porosité avec la vie privée.

La valeur d’usage au cœur des préoccupations

Ces évolutions rendent maintenant critiques les outils collaboratifs, les faisant passer d’un statut d’outils ou de moyens à celui d’applications à valeur d’usage reconnue. La capacité d’investissement des hyperscalers a rapidement transformé le paysage des offres en un duopole. Pourtant, la croissance des périmètres fonctionnels de ces outils, la nécessité de souplesse dans leurs déploiements, la maturité des utilisateurs, leur diversité de profil ainsi que les fortes attentes en termes d’ergonomie, d’appropriation, d’autonomie vis-à-vis des grands fournisseurs sont autant de raisons qui incitent les entreprises à vouloir reprendre le contrôle de leurs suites collaboratives.

L’émergence d’une troisième voie avec l’open source ?

Les membres du Cigref ont voulu s’interroger sur l’existence potentielle d’une troisième voie que ce soit par l’émergence de best of breed ou de souches en Open Source dont les avantages sont largement démontrés. Les recherches du groupe de travail montrent que si les aspects de migration et de déploiement sont majeurs, il existe une offre alternative crédible couvrant largement le spectre fonctionnel collaboratif mais qui nécessite de concevoir une approche brique par brique, interopérables entre elles. Selon sa culture et ses modes de fonctionnement, chaque entreprise pourra faire ses choix de solutions parmi les propositions disponibles sur un marché européen dynamique.

Le rapport en bref 

Le rapport traite donc de la valeur d’usage des suites collaboratives et des conditions d’émergence d’alternatives (open source mais aussi propriétaire) au duopole Microsoft O365 et Google Suite, devenu Google Workplace en octobre 2020. Il donne à voir les points névralgiques de la dépendance à ces grands fournisseurs, et les stratégies possibles pour développer des approches modulaires, permettant d’intégrer certains composants open source dans les suites collaboratives. Une typologie a ainsi été élaborée par le groupe de travail, sur les alternatives aux principaux composants des suites collaboratives :

 Il donne les clés permettant :

  • D’identifier les différents outils de collaboration en entreprise éligibles à des alternatives, et d’analyser leur valeur d’usage.
  • D’évaluer les conditions d’émergence d’alternatives aux suites logicielles collaboratives ayant le monopole (Office 365 / Google Suite), et de savoir comment mettre en œuvre ces alternatives (accompagnement au changement, aspect culturel, technique, organisationnel).
  • De déterminer les critères d’adoption de ces offres alternatives (fiabilité, sécurité, conformité, interopérabilité etc.).

Le rapport « Suites collaboratives : Valeur d’usage et alternatives » est aussi disponible en anglais

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